Uw privacy binnen Solva-B

1. Bescherming van uw persoonsgegevens
   Wettelijk kader
   Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat Solva-B zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Solva-B heeft een privacybeleid ontwikkeld dat is afgestemd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het privacybeleid van Solva-B wordt geëffectueerd in overeenkomsten, de gedragscode en beveiligingsmaatregelen.
   Privacy statement
   Beginselen verwerking
   Solva-B volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld.
   Dit zijn:
    Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Solva-B gaat zorgvuldig met uw persoons-gegevens om en zal u daarover adequaat informeren op het moment dat uw persoonsgegevens worden opgevraagd.
    Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: Persoonsgegevens worden door Solva-B uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan (grondslag). Naast een wettelijke eis tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.
    Niet meer of langer dan noodzakelijk: Solva-B verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als gegevens niet meer nodig zijn worden ze, na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn, gecontroleerd verwijderd.
    Juist, actueel en vertrouwelijk: Solva-B zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleert periodiek of de persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn. Medewerkers van Solva-B en leveranciers van Solva-B zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
    Passende technische en organisatorische beveiliging: Solva-B heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers.
2. Welke persoonsgegevens gebruikt Solva-B
   Algemene persoonsgegevens
   Solva-B gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt, zoals naam, voornaam, voorletters, geslacht, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens.
   Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting. U wordt hierover geïnformeerd op het moment dat Solva-B deze gegevens bij u opvraagt.
   Bijzondere persoonsgegevens
   Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is Solva-B vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter
   voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Solva-B uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.
   Gevoelige persoonsgegevens
   Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van Solva-B. Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
3. Waarvoor gebruikt Solva-B persoonsgegevens (doelen)
   Zoals elke organisatie heeft Solva-B persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die Solva-B aan haar klanten levert. De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Solva-B gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor Solva-B persoonsgegevens verwerkt mét de bijbehorende grondslag voor deze verwerking.
   a. De grondslag op basis waarvan Solva-B vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een (goede) uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die Solva-B voor haar klanten verzorgt, de overeenkomsten met leveranciers, de arbeidscontracten met haar personeel en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld de personeels- en financiële administratie, incasso en ICT-processen, nodig om de bedrijfsvoering correct, efficiënt en veilig te laten verlopen.
   b. De grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ is van toepassing op bijvoorbeeld de financiële- en salarisadministratie, de plicht tot meewerken aan fiscale controles en het verstrekken van gegevens bij een opgelegd loonbeslag. Daarnaast is Solva-B in de bedrijfsvoering gehouden aan enkele wettelijke plichten, zoals het verifiëren van de identiteit van klanten in het kader van de Wwft.
4. Dienstverlening door derden
   Solva-B schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners.
   De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Solva-B. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden gegarandeerd.
5. Verstrekking aan derden
   Uw persoonsgegevens worden door Solva-B nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM, organisaties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben. Informatie die bestemd is voor de overheid of de bank, zoals belastingaangiften en financiële rapportages worden door Solva-B uitsluitend doorgegeven op basis van een machtiging die door u is afgegeven.
6. Uw rechten
   De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.
   Informatie
   Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt.
   Inzage
   Als u denkt dat Solva-B persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u vragen om inzage. Solva-B geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking(en) waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.
   Rectificatie of gegevenswissing
   Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die Solva-B van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u Solva-B vragen uw gegevens te wissen. Solva-B zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. Solva-B zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.
   Beperking en bezwaar
   U heeft altijd het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking en Solva-B te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Als er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn, zal Solva-B uw verzoek honoreren. Solva-B zal haar besluit aan u melden.
   Als u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen (zie de contactgegevens op de website). Houdt u er rekening mee dat wij uw identiteit controleren vóórdat wij u de gevraagde gegevens verstrekken.
7. Beveiliging
   Solva-B doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Solva-B ze niet meer nodig heeft, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.
   Alle medewerkers van Solva-B hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoons-gegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig hebben. Ons computersysteem en computer-netwerk zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Hetzelfde niveau van beveiliging eisen wij ook van de organisaties waarmee wij samenwerken, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer.
8. Inbreuk op de beveiliging
   Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Als er het vermoeden bestaat dat er sprake is van een datalek dan kan dat worden gemeld bij Solva-B via de bekende contactgegevens. Solva-B pakt meldingen direct op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Solva-B te voorkomen.
   Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.
9. Vragen – klachten
   Als u meer wilt weten over uw rechten en de manier waarop Solva-B met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e-mail een informatieverzoek indienen bij Solva-B. Dat geldt ook als u klachten heeft. Solva-B zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen zes weken.